Задачи и решения

Программные средства

Интеллектуал. системы

Интеллект на транспорте

Испанская компания по производству мотоциклов Bultaco вернулась на моторынок страны  и презентовала прототип «умного» электромотоцикла, мощность...

Поддержать проект

Если Вам понравился наш сайт, Вы можете поддержать его развитие своим вкладом

Разместить рекламу на сайте

Программные продукты серии «БЭСТ» компании «Интеллект-сервис»
04.05.2013 19:30


Компания «Интеллект-Сервис», ведущий разработчик программных продуктов для автоматизации предприятий торговли, предлагает на рынке комплексные решения для оптовых и розничных фирм на базе систем серии «БЭСТ». Программное обеспечение серии «БЭСТ» используют более 25 000 предприятий.

По мнению руководителей компании «Интеллект-Сервис», продуманная организация торгово-складского учета, позволяющая полностью контролировать все товарные и финансовые потоки, становится одним из решающих факторов выживания торгового предприятия в кризисный период. Подобный учет весьма трудоемок и требует много времени, потери которого, в свою очередь, чреваты значительными убытками. Более того, эффективное управление торговой компанией в современных условиях невозможно без применения специальной программной системы.

В настоящее время на рынке представлены следующие программы компании: «БЭСТ-Про», «БЭСТ-4», «БЭСТ-4 Магазин», «БЭСТ-5», Приложение «БЭСТ-5. Контроллинг», Приложение «БЭСТ-5. Информа», «БЭСТ-ОФИС», «БЭСТ-Маркетинг», «БЭСТ-Анализ», «БЭСТ-4 Win генератор отчетов», «БЭСТ-Ф» (финансовый анализ), «БЭСТ-КПМ», «Удаленный магазин», «БЭСТ-План», «БЭСТ-План 2.0», «БЭСТ-МО», «БЭСТ 2+».

Главные достоинства программных продуктов данного семейства — универсальность и разнообразие решений, простота и комфортность в работе, мощные и надежные средства решения наиболее актуальных задач управления торговлей. Серия «БЭСТ» представляет собой линейку программных продуктов для ведения торгово-складского учета — от «БЭСТ 2+», ориентированного на небольшие торговые предприятия, до комплекса «БЭСТ-Про», решающего более сложные управленческие задачи. Рассмотрим те из них, которые наиболее полно решают проблемы, связанные с управлением производственными и товарными запасами.

Система «БЭСТ-Про» является эффективным инструментарием для управления торгово-закупочной деятельностью в современных экономических условиях. В системе использован принцип документарности, иными словами, главными единицами хранения информации и основой учета являются первичные документы. При этом оперативный учет можно вести независимо от бухгалтерского, что весьма актуально в условиях законодательной и экономической нестабильности. Вся информация по аспектам управленческого и бухгалтерского учета предоставляется в режиме on-line.

Данный программный продукт поддерживает практически любые схемы и формы торговли: бартер, консигнацию, предоплату, кредит. Данные операции могут отражаться в любой валюте, что также весьма актуально при неустойчивости соотношений между денежными единицами. Применение партионной модели учета запасов обеспечит полный контроль движения каждой поставки товара. При необходимости по каждой поставке можно отслеживать и срок ее годности. Одним из преимуществ подсистемы управления запасами является возможность использования атрибутной классификации номенклатурных позиций: по цвету, сорту, размеру, материалу и прочим характеристикам, задаваемым по усмотрению пользователя.

Входящий в состав системы модуль учета договорных обязательств удачно сочетает в себе большую гибкость, удобство использования и полную интегрированность в модули оперативного и бухгалтерского учета. Программа поддерживает все виды договоров, применяемых в торговле: купли-продажи, консигнации, бартера, а также договоры по оказанию услуг, аренды помещений, автотранспорта и т. д. Более того, режим настройки шаблонов договоров позволяет управлять практически всеми видами договорной деятельности, включая многосторонние и многоэтапные обязательства. Кроме того, имеется возможность ведения договоров и контрактов в привычном, текстовом виде. Предусматривается составление спецификации договора, отражающей план ведения связанных с ним операций и перечень товарных позиций по каждой из них. Программа дает возможность вести картотеку договорных обязательств, управлять состоянием каждого договора и отслеживать ход его исполнения. Обеспечивается гибкая привязка первичных документов к договорам с дальнейшим контролем оплат по каждому подчиненному документу. Контроль выполнения обязательств осуществляется на уровне объемов поставок, платежей и сроков.

Комплекс «БЭСТ-4» — самый известный представитель серии «БЭСТ» — выпускается с 1996 г. и признан абсолютным победителем VI Международного конкурса бухгалтерских программ в классе торгово-бухгалтерских комплексов. Система имеет модульную структуру и обеспечивает комплексный подход к автоматизации торгового предприятия — от оприходования товара на складе до сдачи бухгалтерского баланса в налоговую инспекцию. Программа ориентирована на оптово-розничную торговлю, располагает гибкой настройкой на специфику конкретного предприятия и обладает удобным, дружественным интерфейсом. В комплексе «БЭСТ-4» используется документарный принцип учета.

Гибкая технология автоматизированного учета позволяет объединять в единой системе специализированный программный продукт, компьютерную сеть, кассовые аппараты, устройства считывания штрих-кодов и другое оборудование. Комплекс не только обеспечивает общее информационное пространство для всех подразделений магазина, включая бухгалтерию и рабочее место директора, но и поддерживает различные варианты технологии учета, в частности, для супермаркета, продовольственного магазина, бутика, магазина, работающего с удаленным складом и др. Все технологии реализуются на основе системы «БЭСТ-4», обеспечивающей сквозной учет от регистрации операций на кассовом аппарате до автоматического формирования баланса.

Программа автоматизирует работу торгового зала с различными электронными кассовыми аппаратами и POS-терминалами. Чеки выбиваются на основании электронных прайс-листов, в которых отражены все необходимые характеристики товара.

Система «БЭСТ-4» предоставляет руководителю широкие возможности по оперативному контролю и управлению магазином. Например, она позволяет оперативно определить номенклатуру товаров, пользующихся наибольшим спросом, выяснить, сколько их осталось в наличии и у какого поставщика наиболее выгодно закупить их очередную партию.

Специальная программа «Финансовый анализ» обеспечивает оперативный анализ товарных потоков и издержек обращения. Руководитель получает мощный инструмент, позволяющий проанализировать оптимальность состава запасов товаров, их количество и периодичность пополнения, выявить группы наиболее прибыльных товаров, оценить тенденции изменения прибыли в зависимости от различных факторов (например, от изменения цены, себестоимости закупок). Программа предоставляет возможность оценить динамику издержек обращения в сравнении с динамикой товарооборота, определить резервы по сокращению этих издержек.

Одним из важнейших участков работы любой торговой компании, как известно, является склад. Поступающая с него информация служит основой для анализа, прогнозирования и планирования продаж и закупок. Подсистема складского учета программного комплекса «БЭСТ-4» предоставляет свыше 300 форм отчетов, сводок и справок по состоянию и движению ассортимента.

Для учета товарных запасов можно использовать как партионную, так и сортовую модели. Партионный способ удобен для контроля движения одинакового товара, поступающего от разных поставщиков или по разным ценам. Программа отслеживает историю движения каждой партии и предоставляет оперативную информацию о приходе, расходе и текущих остатках. Стоимостной учет партий товара может осуществляться как в национальной денежной единице, так и параллельно в твердой валюте. Кроме того, в случае надобности можно контролировать сроки годности любой из поставок. Для суммовой оценки товарных запасов могут использоваться учетные или же фактические цены. Система позволяет калькулировать закупочную себестоимость товара с учетом различных издержек, пошлин, естественной убыли и т. д. В случае ведения сортового учета списывать себестоимость товара при его расходовании можно по методикам ФИФО, ЛИФО и средних цен, а в случае партионного учета — по ценам партий и по средним ценам. Автоматизированы процедуры переоценки запасов и обработки результатов инвентаризации на складах, включая автоматическое формирование документов на списание недостач или оприходование излишков. По отчетам, формируемым в подсистеме складского учета в «БЭСТ-4», можно проанализировать показатели валовой прибыли, прибыли на единицу продукции, рубль реализации или себестоимости. В свою очередь, подобный анализ поможет определить наиболее прибыльную номенклатуру и наиболее выгодных поставщиков, сроки оборачиваемости товаров и оптимальный ассортимент на складах. Решена и такая проблема, как обмен информацией со складами, расположенными далеко за пределами центрального офиса, которые поэтому невозможно связать в единую сеть.

Для гибкого управления ценообразованием программа обеспечивает ведение любого числа прайс-листов в рублях и валюте, включая настройку цен по формулам пользователя. Допускается применение различных скидок/накидок, в том числе от количества или от суммы закупки. Для фирм, специализирующихся на оптовой торговле, имеются такие элементы автоматизированного управления продажами, как резервирование товаров по заказам клиентов, выставление счетов на оплату, а также контроль платежей и отгрузки номенклатуры по каждому из заказов. Кроме того, можно оценивать активность продаж по регионам и менеджерам. По результатам продажи товаров может формироваться более 150 видов отчетов в различных аналитических разрезах.

Система позволяет отслеживать состояние взаиморасчетов с поставщиками и покупателями и обеспечивает полнообъемный налоговый учет коммерческой деятельности: регистрацию входящих и исходящих счетов-фактур, ведение книги покупок и книги продаж.

Огромную помощь в принятии обоснованных управленческих решений окажет система «БЭСТ-Ф» (Финансовый анализ), совместно работающая с программным комплексом «БЭСТ-4». Она позволяет проанализировать номенклатурный состав и динамику продаж товарных запасов, выявить неликвидные и прибыльные позиции, рационально спланировать закупки ассортимента, подобрать партнеров-поставщиков с наиболее выгодными условиями продажи, оценить эффективность работы фирм-консигнаторов и собственных торговых подразделений на основании получаемого дохода. Факторный анализ прибыли торгового предприятия даст возможность определить основные критерии ее роста, а структурный анализ издержек обращения поможет более эффективно распоряжаться имеющимися средствами.

«БЭСТ-4 Магазин» — специальная версия программного комплекса для розничных предприятий. Данный продукт успешно решает задачи учета в розничных ценах и проведение переоценки продаваемого ассортимента. Система интегрируется с широким набором кассовых аппаратов и различными видами торгового оборудования. Основное преимущество программного комплекса «БЭСТ-4 Магазин» по сравнению с «БЭСТ-4» заключается в том, что он обеспечивает оперативный количественно-суммовой учет на протяжении всего цикла товародвижения. При этом оперативный учет тесно переплетается с бухгалтерским.

Компьютерный учет на базе «БЭСТ-4 Магазин» опирается на данные первичных документов. Технология, заложенная в системе, предполагает количественный учет продаж с помощью интеллектуальных кассовых аппаратов.

Поступление товаров оформляется вводом документа оприходования. Ввод товарных позиций в документ осуществляется с использованием устройств считывания штрих-кодов (сканеров). По мере необходимости в номенклатурный справочник оперативно вводятся новые товарные позиции. Если штрих-код производителя отсутствует, в системе формируется внутренний код, которым затем маркируется весь поступивший товар. При подготовке документа автоматически производится расчет прейскурантной цены, вычисляемой от цены поставщика с учетом торговой наценки, или обратный расчет торговой наценки. Программа контролирует полученную торговую наценку, при выходе ее за установленные границы автоматически выставляет требование переоценки. Здесь же, в документе оприходования, проводится расчет норм потерь при транспортировке, при этом могут быть выведены на печать акты оприходования и выставления претензий поставщику.

После оприходования товара система «БЭСТ-4 Магазин» обеспечивает выполнение операций по его подготовке к продаже:

- печать этикеток со штрих-кодами для товара, поступившего без маркировки;

- печать ценников;

- подготовка и выдача справочника товаров на электронные весы для расфасовки перед подачей в торговый зал;

- подготовка и выдача справочника товаров на кассы. Регистрация продаж на кассах выполняется с точным указанием кода и количества проданного товара. Код вводится с помощью сканера, считывающего штрих-код. После закрытия смены на кассе формируется кассовый отчет, который затем импортируется в систему «БЭСТ-4 Магазин», где автоматически формируется отчет о продажах. При контировке отчета о продажах производится автоматическое списание учетной стоимости, наценки, начисление резерва естественной убыли.

По мере необходимости в систему также вводятся документы списания (вследствие порчи или обнаружения недостачи товаров), перемещения между секциями, возврата товара поставщику или от покупателей. Специальная операция «Закрытие рабочего дня» запрещает исправления в документах после закрытия товарного отчета. На начало нового рабочего дня (товарного отчета) можно провести переоценку товаров на основании автоматически выставленных ранее требований переоценки. Принятие этих требований приводит к изменению прейскурантных цен и автоматическому формированию актов переоценки остатков товара на начало товарного отчета.

Другой вариант взаимодействия комплекса с контрольно-кассовой машиной (ККМ) — режим реального времени. В этом случае менеджеры имеют возможность получать актуальную информацию о наличии товаров в торговом зале в течение дня и, соответственно, своевременно позаботиться о доставке необходимой номенклатуры.

В соответствии с установленным в магазине порядком периодически проводится инвентаризация товаров. В открытую ведомость инвентаризации вносятся фактические остатки, далее выполняется автоматическое списание недостач и оприходование излишков. Затем в контуре бухгалтерского учета производится бухгалтерская обработка результатов инвентаризации. Особенно удобно проведение инвентаризации с помощью терминалов сбора данных.

Программа «БЭСТ-4 Магазин» поддерживает взаимодействие с широчайшим спектром торгового оборудования: кассами (начиная от недорогих ККМ и заканчивая POS-терминалами), сканерами, весами и термопринтерами.

Данный программный комплекс решает все задачи бухгалтерского учета — вплоть до подготовки пакета отчетности в государственную налоговую инспекцию (ГНИ) и во внебюджетные фонды. С помощью товарных блоков «БЭСТ-4 Магазин» можно получить разнообразные отчеты по закупкам, запасам, продажам. Это позволяет оценить качество работы торгового предприятия и, следовательно, строить грамотную ассортиментную и ценовую политику.

Функциональным дополнением к системе «БЭСТ-4 Магазин» является программа «БЭСТ-Анализ» — информационно-аналитическая система, созданная специально для руководителей торгового предприятия.

Предметами анализа являются закупки, запасы и их оборачиваемость, цены, продажи и получаемый маржинальный доход — все, что характеризует качество ассортиментной и сбытовой политики магазина. Исследования могут проводиться в разрезе отдельных номенклатурных позиций, товарных групп, структурных подразделений и по предприятию в целом.

В программе поддерживается развитый статистический и аналитический аппарат. Будучи ориентированной именно на управленческий персонал, система «БЭСТ-Анализ» «говорит» на понятном ему языке. Результаты анализа отображаются в виде красивых наглядных графиков, сопровождаемых подробными расшифровками.

Система «БЭСТ-5» рассчитана на управление предприятиями или группами предприятий различных сфер деятельности, создает информационную среду управления всей деятельностью современной компании, позволяющую интегрировать систему с имеющимися у пользователя аналитическими, правовыми и другими программами. Она поддерживает весь цикл управления: планирование деятельности, сбор фактических данных (ведение учета), трансформацию первичных данных в информацию для менеджмента, контроль отклонений показателей от плановых значений, развитые аналитические процедуры.

Программный комплекс «БЭСТ-5» создает единую информационную среду для ведения учета всех видов: бухгалтерского, налогового и управленческого. Управленческий учет обособлен в информационном и методологическом плане, но базируется на данных оперативного, бухгалтерского и налогового учета. В качестве технологии управления бизнесом используется контроллинг — теория управления, широко применяемая в европейских странах.

Важное достоинство системы «БЭСТ-5» состоит в том, что она демонстрирует баланс между традиционными подходами и новейшими технологическими решениями.

Конкурентные преимущества:

- функциональная полнота системы, высокая степень ее готовности;

- хорошие возможности адаптации к конкретным условиям применения;

- легкость освоения и удобство ведения учетных операций;

- надежность заложенных решений. Преемственность по отношению к предшествующим системам;

- разделение процедур бухгалтерского и управленческого учета с поддержкой связей между ними;

- средства планирования деятельности основываются на гибкой системы бюджетов;

- возможность построения единого информационного пространства фирмы;

- использование контроллинга в качестве технологии управления бизнесом;

- использование в системе прогрессивных технологических решений.

«БЭСТ-5» обеспечивает ведение учета:

- на отдельном предприятии, в том числе территориально разделенном. Допускается ведение учета на удаленных складах или центрах продажи (магазинах) с передачей данных в центральный офис;

- по группе не связанных между собой предприятий;

- в формальных и неформальных холдингах, состоящих из группы компаний, связанных единым управлением или собственником. Использование модуля «Контроллинг» позволяет осуществлять интеграцию данных, ведение управленческого учета и анализа деятельности холдинга в различных разрезах.

По областям применения система «БЭСТ-5» имеет ряд специальных конфигураций:

- базовая — для предприятий торговли, производства, услуг и т. п.;

- магазин — для предприятий розничной торговли;

- упрощенный учет — для предприятий, работающих по упрощенной системе налогового учета.

Приведем некоторые из задач, решаемые подсистемами.

1. Кассовые операции. Учет наличных платежей, депонентов и расчетов с подотчетными лицами:

- работа с любым числом касс, в том числе и валютных;

- ведение кассовой книги и учет операций по каждой кассе;

- оформление приходных и расходных кассовых ордеров;

- учет депонированных сумм и включение их в расчеты с сотрудниками;

- оформление авансовых отчетов и ведение расчетов с подотчетными лицами;

- связь с подсистемой бухгалтерского учета.

2. Расчеты. Договоры. Учет договоров закупки и продажи (включая многоэтапные договоры), организация расчетов с партнерами:

- регистрация договоров с партнерами по закупкам и продажам;

- поддержка многоэтапных договоров с расчетами по каждому этапу;

- контроль расчетов с партнерами по договорам и без их оформления;

- проведение зачетов обязательств с партнерами и между сделками;

- связь с подсистемой бухгалтерского учета.

3. Товары. Продукция. Учет товаров и продукции на складах предприятия:

- поддержка сортового и партионного учета запасов;

- оценка себестоимости запасов по фактическим и учетным ценам;

- оценка цены списания запасов методами средних, ФИФО и ЛИФО;

- оперативный контроль остатков запасов на складах предприятия;

- учет движения товаров (поступление, перемещение и выбытие); . уЧет товаров на консигнации и товаров в пути;

- связь с подсистемой бухгалтерского учета.

4. Закупки. Поставщики. Учет закупок товарно-материальных ценностей, работ и услуг:

- ведение сделок по закупкам (счета кредиторов);

- регистрация актов на выполненные работы при закупках работ и услуг;

- налоговый учет сделок закупки (счета-фактуры и книга покупок);

- связь с подсистемой бухгалтерского учета.

5. Продажи. Клиенты. Учет продаж товаров, продукции, работ и услуг:

- учет заказов покупателей на продажу товаров, работ и услуг;

- регистрация актов на выполненные работы при продажах работ и услуг;

- ведение прайс-листов товаров;

- налоговый учет сделок продажи (счета фактуры и книга покупок);

- связь с подсистемой бухгалтерского учета.

6. Торговый зал. Учет продаж в розничной торговле (магазинах):

- ведение учета с использованием контрольно-кассовых машин;

- формирование товарных отчетов по результатам работы;

- учет продаж методом снятия остатков при отсутствии количественного учета;

- ведение прайс-листов товаров для магазина;

- обмен данными с кассовыми аппаратами различных типов;

- связь с подсистемой бухгалтерского учета.

7. Управленческие отчеты. Формирование наиболее часто используемых оперативных отчетов для менеджеров предприятия:

- отчеты по объему продаж в различных разрезах;

- отчеты с ранжированием продаж по доходу и валовой прибыли;

- ABC-анализ продаж с управляемым делением на группы;

- отчеты по закупкам предприятия (для отделов снабжения);

- отчеты по остаткам и движению запасов по местам хранения. Все отчеты могут быть получены в табличном и графическом виде с различной детализацией данных.

Наряду с вышеприведенными подсистемами «БЭСТ-5» имеет ряд дополнительных модулей прикладного и сервисного характера:

- удаленные модули для учета производственных запасов, товаров и продукции — для ведения учета остатков и движения запасов на территориально удаленных складах предприятия, при этом обмен данных с основной системой ведется на магнитных носителях или через электронную почту;

- удаленные торговые точки (магазины) — для ведения учета в магазинах, удаленных от основной системы, обмен данных с основной системой ведется на магнитных носителях или через электронную почту;

- кассовый программный модуль — специальная программа, позволяющая использовать персональный компьютер в качестве кассового аппарата;

- информационно-аналитическая система «Информа», позволяющая создавать отчеты, запросы, презентации, интегрировать данные, настраивать источники данных, а также представлять полученные данные своими средствами.

 

Источник: Сергеев В. И., Григорьев М. Н., Уваров С. А. Логистика: информационные системы и технологии: Учебно-практическое пособие. — М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2008. — С. 45-55 (608 с.)




Подобные материалы:
Последние похожие материалы:
Более поздние похожие материалы:

 

Информационные технологии в логистике Copyright © 2011-2016. При использовании материалов сайта - гиперссылка обязательна. All Rights Reserved.

Яндекс цитирования Рейтинг@Mail.ru

Рейтинг@Mail.ru
Яндекс.Метрика